“El día sólo tiene 24 horas, no 48 ni 72… Tengo que alcanzar a terminar “todo lo que hay que hacer” y además, dedicar tiempo a mi familia y al descanso personal, ¿pero cómo hacerlo?”
¡No se preocupe! Aunque usted no lo crea, siempre hay más tiempo disponible. Entérese dónde.
Primero que nada, elimine algunos “VICIOS” que todos tenemos en nuestro día a día:
- COMPORTARSE COMO SI EL TIEMPO FUERA UN PRODUCTO BARATO: Trabaje con sentido de urgencia… Las cosas son tan dinámicas que, de un momento a otro, esas 2 horas que teníamos se convierten en sólo 5 minutos, ¡porque hay un incendio que apagar!
- NO TENER PRIORIDADES NI UNA PLANIFICACIÓN ADECUADA: Desempeñe siempre su trabajo más importante. Sugerencia, tenga a la vista un “Listado de Cosas por Hacer”, idealmente separado por tipo de temas, con plazos de término, que le permita definir qué hacer primero y verificar su avance. Así estará mejor preparado para contingencias, pues otra persona de su confianza podría continuar con lo que usted está haciendo o dar una respuesta apropiada en su ausencia.
- TRATAR DE HACER TODO UNO MISMO: ¡Olvídelo! Piérdale el miedo a delegar y a pedir ayuda. No es lo mismo partir de cero que trabajar sobre una propuesta hecha, aunque tenga que cambiarla entera.
- EVITE ABUSAR DEL TELÉFONO O PROGRAMARSE DEMASIADAS REUNIONES: Trate que sus reuniones y llamadas telefónicas sean lo más breve posible. Vaya al grano. Recuerde que casi siempre después de cada llamada o reunión surgen nuevas tareas por hacer, y si vive al teléfono o fuera de su oficina, ¿a qué hora va a poder hacerlas?
¿CÓMO ESTABLECER PRIORIDADES…? Aplique la Teoría de los Cuadrantes
Esta teoría es muy simple. Dice que una actividad es Urgente cuando requiere atención inmediata y que es Importante si ella contribuye a su misión y al cumplimiento de sus objetivos. Así surgen los 4 cuadrantes que vemos en el dibujo. La distribución ideal, según los expertos, es cercana a la siguiente:
- 10% en el Cuadrante 1 HAZLO (“apagando incendios”),
- 75% en el Cuadrante 2 AGENDA (“cumpliendo con mi planificación”),
- 10% en el Cuadrante 3 SIEMBRA (“haciendo favores para otros”) y
- 5% en el Cuadrante 4 DESCANSA (“ocio y pasatiempos”)
NO INICIE UNA ACTIVIDAD SIN SABER…
- RESULTADOS ESPERADOS DE SU GESTIÓN: qué debe entregar (respuesta, documento, informe), con qué contenido y formato, a quién y por qué (esto último es útil para agregarle valor).
- PLAZO PARA CONCLUIR LA TAREA O MISIÓN: cuándo debe entregarlo (fecha y hora) y dónde o por cuál medio (este detalle, que parece obvio, no lo es)
- RECURSOS DISPONIBLES: Sepa si podrá contar con la ayuda de su jefe u otras personas. Quiénes y cuánto tiempo. También es importante tener claro los recursos económicos (presupuesto), físicos (espacio de trabajo debidamente habilitado), tecnológicos (PC, impresora, software, entre otros. La funcionalidad de los modelos y/o versiones disponibles siempre es relevante).
- SI LA NUEVA TAREA IMPLICA CAMBIO EN SUS RESPONSABILIDADES NORMALES: “El que mucho abarca…”. Revise con su jefe qué podría retrasarse por ejecutar esta nueva actividad y redefina los plazos que sean necesarios. NO SE PIERDA ESTA OPORTUNIDAD. Este es el momento preciso para modificar su Listado de Cosas por Hacer.
SIEMPRE HAY MÁS TIEMPO… Dónde conseguirlo y cómo emplearlo
- Revise nuevamente sus prioridades
- Programe el tiempo requerido para comunicaciones telefónicas y tareas administrativas. Ellas deben ser parte de su agenda y no una “insignificancia” que no sabe dónde encajar…
- ¿Planificó de manera realista? Aprenda de la experiencia. Si en redactar un documento nunca se demora menos de 30 minutos, ¿para qué autoengañarse pensando “en 5 minutos lo hago”? Destínele 30 minutos en su agenda.
- Confirme previamente sus reuniones.
- Trate de que sus períodos de transición sean productivos (en traslados y esperas, haga sus llamados telefónicos, lea informes, planifique o repriorice, etc.)
- Haga una lista aparte de “pequeñas” cosas, como por ejemplo, pedir hora al doctor, hacer un trámite personal. Agéndelo. Ello también ocupa minutos “hábiles” de su día y en algún momento los va a tener que hacer igual.
- Pida ayuda a los demás: Recuerde que usted no está solo. Conozca a sus compañeros de trabajo (descubra qué conocimientos y habilidades tienen). “Deposite” en las personas (para que tengan disposición a prestarle ayuda). Y, en la medida que pueda, dé un poco más de lo que se le pide (agregue valor).