La automatización digitaliza millones de tareas de front-office y back-office, brindando una ventana bien documentada sobre cómo funciona realmente una empresa.
Sin embargo, este tesoro de datos se acumula en muchas organizaciones con poco interés en extraer sus conocimientos.
Ahora, la tendencia está cambiando.
En lugar de que los datos de rendimiento del proceso languidezcan en los rincones oscuros de las salas de almacenamiento virtuales, los analistas y las partes interesadas lo están enfocando. Al utilizar la minería de procesos, las organizaciones pueden separar los registros de procesos para ajustar y optimizar los flujos de trabajo.
¿Qué es la minería de procesos?
Las personas y las tecnologías de automatización realizan tareas. Los sistemas de minería de procesos capturan sus actividades para transformarlas en registros de eventos. Las partes interesadas, los analistas de procesos y los gerentes curiosos pueden examinar estos registros de eventos para encontrar rutas mejores y más optimizadas para lograr los objetivos comerciales.
¿Cómo ayuda la minería de procesos a las organizaciones a mejorar su eficiencia general?
- La pregunta “¿por qué tardan tanto las cosas?” por lo general está plagado de respuestas más acertadas, y si la pregunta se plantea en una reunión de todos los departamentos, conjeturas que echan la culpa.
La minería de procesos elimina las conjeturas, destacando con precisión dónde ocurren los puntos de estrangulamiento. Ya sea que el culpable sea una serie de pasos redundantes o una persona rezagada que se desvíe del SOP, puede utilizar este análisis para ajustar los flujos de trabajo. La minería de procesos puede hacer recomendaciones no de acuerdo con hipótesis, sino en línea con el desempeño real del proceso.
- Compare un registro de eventos con un modelo de proceso para asegurarse de que todo salió de acuerdo con el plan. La minería de procesos es una herramienta que los analistas pueden utilizar para las actividades de control de calidad en toda su organización.
- Refuerce las experiencias del cliente con información respaldada por datos. Puede averiguar qué demora el procesamiento de facturas para que los proveedores puedan cobrar más rápidamente. Puede identificar por qué se está agotando continuamente el tiempo de respuesta previsto para aprobar nuevas solicitudes de cuenta. Al eliminar las conjeturas, puede encontrar rutas más rápidas para mejorar las experiencias de los clientes.
Sin una estrategia de minería de procesos eficaz, las iniciativas de transformación digital vuelan a ciegas. Las organizaciones no son conscientes de las ineficiencias que se esconden detrás de sus flujos de trabajo de automatización y carecen de la documentación para realizar cambios. Pero, con los sistemas de minería de procesos adecuados en su lugar, puede descubrir información valiosa preparada para mejorar la forma en que su organización realiza negocios.
Cómo la minería de procesos fortalece su estrategia de automatización
El enfoque de minería de procesos es tan eficaz para eliminar las ineficiencias, que el 47% de las empresas están poniendo a prueba o aprovechando actualmente los programas de minería de procesos. En una era de creciente automatización, donde el software realiza cada vez más tareas de lista de tareas pendientes, los datos están disponibles para su análisis. Así es como los expertos lo utilizan para mejorar su estrategia de automatización.
Revele los obstáculos del trabajo remoto
La pandemia puso de relieve los sumideros de productividad preexistentes y cavó otros nuevos. Las organizaciones están utilizando la minería de procesos como remedio para los obstáculos creados por el trabajo remoto.
Registrar desde computadoras portátiles personales y conectarse al software de forma remota planteaba problemas de conectividad. Los sistemas poco confiables obligaron a los miembros del equipo a volver a los métodos manuales solo para hacer las cosas. O utilizaron un software híbrido, mientras que una sola aplicación era suficiente en la oficina. La minería de procesos es una herramienta útil para detectar problemas relacionados con el trabajo desde casa y ayuda a solucionarlos antes de que degraden la reputación o los ingresos de la empresa.
Detecte las desviaciones antes de que se conviertan en una bola de nieve y se conviertan en problemas más importantes
La minería de procesos rastrea las automatizaciones que atraviesan su organización, pero los empleados también realizan una variedad de tareas sin rumbo o inexploradas que pasan desapercibidas.
Realizar tareas manuales en programas como Excel, correo electrónico, Slack, incluso ecuaciones conectadas a la aplicación de la calculadora, puede ralentizar el ritmo y jugar con los objetivos de la empresa. Al combinar la minería de tareas, una tecnología que detecta tareas como estas, puede realizar un análisis más sólido y preciso.
Construye modelos de IA más fuertes
Si está utilizando herramientas de inteligencia artificial en su estrategia de automatización, la minería de procesos es imprescindible. La IA es una tecnología hambrienta. Se da un festín con una sólida colección de patrones. Si lo está alimentando con escenarios hipotéticos o conjuntos de datos defectuosos, generará modelos igualmente amargos. Al servirle una multitud de situaciones reales en tiempo real, la IA puede generar resultados de mayor calidad con una imagen clara del rendimiento real.
Desarrollar una mentalidad más iterativa
La gestión de procesos de negocio (BPM) no es una práctica de configurar y olvidar. Debe ver cada flujo de trabajo como un prototipo comprobable que se evaluará continuamente una vez que se publique. Así como inventores como James Dyson modificaron los diámetros de las mangueras y los flujos de succión para producir 5,127 prototipos antes de aterrizar en la aspiradora Dyson de miles de millones de dólares, la minería de procesos lo ayuda a manipular continuamente elementos discretos para encontrar el mejor enfoque.
Implementar gemelos digitales
Las plataformas que mejor fomentan este enfoque iterativo toman algunos trucos del libro de jugadas de la NASA: gemelos digitales. Durante la era Apolo, la NASA inició una tendencia innovadora: construyeron una copia de seguridad terrestre de cada pieza de equipo que enviaron a toda velocidad al espacio exterior. Así es como el ingeniero aeroespacial Ken Mattingly pudo realizar las simulaciones de encendido en Houston lo que finalmente salvó a la tripulación a bordo de la desafortunada misión Apolo 13. Tenía una réplica exacta para jugar metódicamente.
Los gemelos digitales son la piedra angular de la minería de procesos eficaz. Podemos construir imitaciones virtuales de ecosistemas de software y probar pequeños ajustes y empujones incrementales sin afectar el marco en vivo. En lugar del método tradicional de implementar un cambio genérico en toda la organización, los gemelos digitales ayudan a evaluar y parchear más agujeros puntuales en el sistema. A veces son ajustes pequeños y discretos que pueden tener un impacto notable en la eficiencia general.
La minería de procesos es una herramienta invaluable para catalogar las actividades de automatización y analizar su desempeño para el crecimiento futuro. La práctica está en un fuerte repunte: los expertos estiman que la industria de $ 421,9 millones está preparada para crecer a $ 10,4 mil millones para 2028 . Con las herramientas de minería de procesos adecuadas en su lugar, su organización puede aprovechar al máximo su poder y comenzar a reducir los $ 3 billones en pérdidas anuales que las organizaciones incurren anualmente debido a procesos ineficientes.
- Artículo publicado por Dany White, integrante de nuestro partner @ProcessMaker.
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